Obchodní podmínky

1. Provozovatel služby

Poskytovatelem služby Tichá ordinace je:

2. Popis služby

Tichá ordinace je cloudová softwarová služba (SaaS) určená pro lékařské ordinace. Služba umožňuje:

• automatické přijímání a přepis hlasových zpráv od pacientů prostřednictvím telefonní linky,
• správu a evidenci požadavků pacientů (například recepty, objednání, výsledky, ostatní - lze nastavit individuálně podle potřeb) v přehledném webovém rozhraní,
• přidělování a sledování stavu požadavků zdravotnickým personálem.

Služba je poskytována jako cloudové řešení přístupné prostřednictvím webového prohlížeče.

3. Uzavření smlouvy

Smluvní vztah mezi poskytovatelem a uživatelem (dále jen „smlouva") vzniká:

• odesláním závazné objednávky prostřednictvím kontaktního formuláře na webu tichaordinace.cz, nebo
• podpisem samostatné smlouvy o poskytování služeb.

Uživatel odesláním objednávky potvrzuje, že se seznámil s těmito obchodními podmínkami a souhlasí s nimi. Smlouva je uzavřena okamžikem potvrzení objednávky poskytovatelem e-mailem.

Při prvním přihlášení do aplikace potvrzuje uživatel a každá další osoba, které uživatel zřídí přístup (lékař, sestra, recepce), zaškrtnutím souhlasu, že se seznámila s těmito obchodními podmínkami a se zpracovatelskou smlouvou podle bodu 6. O potvrzení vede poskytovatel záznam (e-mail a role uživatele, datum a čas, IP adresa, verze dokumentů). Bez tohoto potvrzení nelze aplikaci používat a telefonní číslo se nepřesměrovává.

Zkušební období. Novému uživateli poskytovatel zprovozní službu na bezplatné a nezávazné zkušební období v délce 7 dnů od aktivace telefonního čísla. Nejpozději do konce zkušebního období uživatel buď uzavře smlouvu o poskytování služeb podpisem smlouvy zaslané poskytovatelem nebo jeho obchodním zástupcem, nebo poskytovateli oznámí, že ve službě nepokračuje. Neuzavře-li uživatel smlouvu do konce zkušebního období, poskytovatel službu deaktivuje a uživateli nevzniká žádná platební povinnost. Placené poskytování služby začíná dnem následujícím po skončení zkušebního období, nejdříve však dnem uzavření smlouvy; tímto dnem začíná první zúčtovací období.

4. Cena a platební podmínky

Cena služby se řídí aktuálním ceníkem zveřejněným na webu tichaordinace.cz.

Všechny ceny jsou uvedeny včetně DPH a jsou pro uživatele konečné. Poskytovatel je plátcem DPH, daň je na faktuře vyčíslena. Zúčtovací období je měsíční a první začíná dnem následujícím po skončení zkušebního období (například od 8. 10. do 7. 11., další od 8. 11.). Faktura za uplynulé zúčtovací období, včetně případných minut nad rámec tarifu, je vystavena k prvnímu dni následujícího zúčtovacího období (například za období od 8. 10. do 7. 11. dne 8. 11.) se splatností 14 dní. Platba probíhá bankovním převodem na základě vystavené faktury.

Poskytovatel si vyhrazuje právo změnit ceny služby. O změně ceny informuje uživatele e-mailem nejméně 30 dní předem.

5. Práva a povinnosti

5.1 Povinnosti poskytovatele

• Informovat uživatele o plánovaných odstávkách s předstihem min. 24 hodin.
• Zajistit technickou podporu v pracovní dny 8:00–17:00.
• Chránit data uživatele v souladu s platnou legislativou a těmito podmínkami.

5.2 Povinnosti uživatele

• Používat službu výhradně v souladu s jejím určením a platnými právními předpisy.
• Neposkytovat přístupové údaje třetím osobám.
• Neprodleně informovat poskytovatele o jakémkoli bezpečnostním incidentu.
• Zajistit, aby pacienti byli informováni o zpracování jejich hlasových zpráv v souladu s GDPR.
• Hradit faktury ve stanovených lhůtách.

5.3 Zakázané jednání

Uživatel nesmí:

• zpřístupnit službu neautorizovaným osobám,
• pokusit se o narušení bezpečnosti nebo provozu služby,
• využívat službu k jiným účelům než správě pacientských požadavků v lékařské ordinaci.

6. Zpracování osobních údajů

Poskytovatel zpracovává osobní údaje pacientů (telefonní číslo, hlasový záznam, přepis zprávy) jako zpracovatel ve smyslu GDPR. Správcem osobních údajů je uživatel (lékařská ordinace).

Hlasové nahrávky pacientů jsou uchovávány nejdéle 30 dnů od přijetí hovoru, aby si personál ordinace mohl ověřit obsah přepisu, a poté jsou automaticky a nevratně smazány. Po smazání nahrávky zůstává v systému pouze textový přepis zprávy a telefonní číslo volajícího.

Vzájemná práva a povinnosti při zpracování osobních údajů pacientů upravuje zpracovatelská smlouva podle čl. 28 GDPR, která je přílohou těchto obchodních podmínek. Uživatel ji přijímá elektronicky při prvním přihlášení do aplikace (bod 3); je dostupná ke stažení v aplikaci v sekci Dokumenty a zde: Zpracovatelská smlouva (PDF).

Podrobné informace o zpracování osobních údajů jsou dostupné v Zásadách ochrany osobních údajů.

7. Odpovědnost

Poskytovatel nenese odpovědnost za:

• výpadky způsobené třetími stranami,
• nepřesnosti v automatickém přepisu hlasových zpráv,
• škody vzniklé uživatelem v důsledku nesprávného použití služby,
• výpadky internetu nebo telefonní sítě na straně uživatele.

Celková odpovědnost poskytovatele za škody vzniklé v souvislosti s používáním služby je omezena na výši poplatků uhrazených uživatelem za poslední 3 měsíce.

8. Trvání a ukončení smlouvy

Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. Každá ze smluvních stran může smlouvu ukončit výpovědí s výpovědní lhůtou 30 dní, která počíná běžet prvního dne měsíce následujícího po doručení výpovědi.

Poskytovatel může smlouvu ukončit s okamžitou platností v případě:

• porušení těchto obchodních podmínek uživatelem,
• prodlení s platbou delšího než 30 dní,
• zneužití služby.

Výpověď, oznámení o nepokračování po zkušebním období i další právní jednání týkající se smlouvy činí uživatel e-mailem na adresu info@tichaordinace.cz nebo prostřednictvím obchodního zástupce poskytovatele, který s ním smlouvu sjednal. Služba nemá funkci zrušení v uživatelském rozhraní. Poskytovatel přijetí výpovědi potvrdí e-mailem bez zbytečného odkladu. V průběhu zkušebního období může uživatel službu ukončit kdykoli bez výpovědní doby.

Po ukončení smlouvy jsou veškerá data uživatele smazána do 30 dní.

9. Závěrečná ustanovení

Tyto obchodní podmínky se řídí právním řádem České republiky. Veškeré spory budou řešeny před příslušným soudem v České republice.

Poskytovatel je oprávněn tyto podmínky měnit. O změně informuje uživatele e-mailem nejméně 14 dní předem. Pokračováním v používání služby po nabytí účinnosti nových podmínek uživatel vyjadřuje souhlas se změnami.

Tyto obchodní podmínky nabývají platnosti a účinnosti dnem 1. dubna 2026, ve znění účinném od 4. října 2026.